Lönar det sig att sköta direktbokningar själv? Så mycket pengar kan gå till förmedlingsavgifter

Därför hänvisas även en kund som kommer via den egna webbplatsen, Facebook eller tidigare gäster ibland till att göra bokningen via en extern tjänst. Ur uthyrarens perspektiv kan detta kännas som en enkel och trygg lösning.

För varje bokning som görs via en extern tjänst betalas dock avgifter eller förmedlingsprovisioner enligt tjänstens prislista. Om kunden redan har hittat stugan via de egna kanalerna, betalar uthyraren ändå tjänsten för att hantera bokningen, även om tjänsten inte förde kunden dit.

Direktbokningar behöver inte ersätta alla andra kanaler. Det lönar sig att bygga upp dem vid sidan av de externa bokningstjänsterna.

Varför styrs en direktkund lätt till en extern bokningstjänst?

Att hantera en direktbokning kan kännas arbetsdrygt, eftersom uthyraren själv måste ta hand om till exempel:

• kontroll av lediga datum
• sparande av kundens uppgifter
• bekräftelse av bokningen
• information om pris och betalningsvillkor
• hyresavtalet
• uppföljning av betalningar
• ankomstanvisningar
• överlämning av nycklar eller dörrkod
• ordnande av städning och underhåll
• att hålla kalendrarna uppdaterade

I en extern tjänst ingår många av dessa steg i den färdiga bokningsprocessen. Kunden kan skickas en länk till objektet och ombes boka via den.

Enkelheten har dock ett pris. Samma avgift eller förmedlingsprovision tas vanligtvis ut för varje bokning som görs via tjänsten.

Vad kan en bokning via en extern tjänst kosta?

Den exakta kostnaden beror på vilken tjänst som används, avtalet, prissättningsmodellen och eventuella avgifter som tas ut av kunden. Varje uthyrare bör kontrollera sin egen tjänsts aktuella prislista.

I de följande beräkningarna används som exempel en förmedlingsprovision på 15 procent. Det rör sig om en illustrerande beräkning, inte prislistan för någon specifik bokningstjänst.

Om en veckas stuguthyrning kostar 1 200 euro:

1 200 € × 15 % = 180 €

Uthyraren får kvar före övriga kostnader:

1 200 € − 180 € = 1 020 €

Om samma kund hade kommit via uthyrarens egen webbplats och bokningen hade hanterats som en direktbokning, skulle de 180 euron enligt exemplet inte ha gått till förmedlingsprovision.

Hanteringen av en direktbokning kan ändå medföra andra kostnader, till exempel transaktionsavgifter för betaltjänsten. De måste beaktas när man räknar ut den verkliga besparingen.

En enda direktbokning förändrar inte allt – flera kan göra det

Skillnaden på 180 euro för en enda bokning kanske ännu inte känns avgörande. På årsnivå kan effekten vara betydligt större.

Om tio bokningar på 1 200 euro görs under året och en förmedlingsprovision på 15 procent betalas för varje:

10 × 1 200 € = 12 000 € i bokningsförsäljning

12 000 € × 15 % = 1 800 € i förmedlingsprovisioner

Om dessa tio bokningar kunde hanteras som direktbokningar skulle upp till 1 800 euro mer stanna kvar i uthyrningsverksamheten, före direktbokningarnas egna hanteringskostnader.

Alla bokningar behöver dock inte bli direktbokningar. Redan en delvis förändring kan förbättra resultatet.

Exempel: en del av bokningarna blir direktbokningar

Antag att stugans årliga bokningsförsäljning är 30 000 euro och den externa tjänstens förmedlingsprovision enligt exemplet är 15 procent.

Om alla bokningar kommer via den externa tjänsten:

30 000 € × 15 % = 4 500 € i förmedlingsprovisioner per år

Om 25 procent av försäljningen fås som direktbokningar:

30 000 € × 25 % = 7 500 € i direkt bokningsförsäljning

7 500 € × 15 % = 1 125 € i undvikna förmedlingsprovisioner

Om hälften av försäljningen fås som direktbokningar:

30 000 € × 50 % = 15 000 € i direkt bokningsförsäljning

15 000 € × 15 % = 2 250 € i undvikna förmedlingsprovisioner

Beräkningen visar att inte alla bokningar behöver bli direktbokningar. Redan en fjärdedel av försäljningen som direktbokningar kan göra en betydande skillnad för årsresultatet.

Jämförelse vid olika årsförsäljningar

I följande tabell används fortfarande en förmedlingsprovision på 15 procent som exempel.

Den egna situationen kan bedömas med denna formel:

Årlig bokningsförsäljning × andel direktbokningar × förmedlingsprovision

Till exempel:

40 000 € × 30 % × 15 % = 1 800 €

Detta är en uppskattning av undvikna förmedlingsprovisioner före direktbokningarnas egna kostnader.

Direktbokningar är inte gratis bokningar

Hela beloppet för en direktbokning ska inte tolkas som extra resultat. Utöver kostnader för stugans underhåll, städning, el, försäkringar, skatter och andra utgifter kan en direktbokning ge upphov till exempelvis:

• transaktionsavgifter för betaltjänsten
• kostnader för att underhålla webbplatsen
• marknadsföringskostnader
• avgifter för användning av system
• tid som läggs på det egna arbetet
• eventuella kostnader kopplade till avbokningar eller obetalda bokningar

Den verkliga nyttan fås genom att jämföra de totala kostnaderna för en bokning via en extern tjänst med hanteringskostnaderna för en direktbokning.

En direktbokning är lönsam när den förmedlingsprovision som sparas in är större än kostnaden och arbetet som krävs för att få och hantera den.

Externa bokningstjänster har fortfarande en viktig uppgift

Målet med direktbokningar behöver inte vara att avstå från Airbnb, Booking.com eller andra tjänster.

Externa tjänster kan ge:

• synlighet för nya kunder
• efterfrågan från internationella marknader
• en färdig boknings- och betalningsprocess
• ett för kunden bekant och betrott sätt att boka
• bokningar för tidsperioder som de egna kanalerna inte når

För många uthyrare är den mest förnuftiga lösningen en kombination av olika kanaler.

Externa tjänster kan användas för att nå nya kunder. Den egna webbplatsen, Facebook, rekommendationer och tidigare gäster kan i sin tur öka andelen direktbokningar.

En bokning som påbörjats i en extern tjänst måste alltid skötas enligt den tjänstens villkor. Man ska inte försöka flytta kunden utanför tjänsten mitt i bokningsprocessen i strid med reglerna.

Var kan direktbokningar komma ifrån?

Direktbokningar uppstår inte enbart genom att man lägger till ett kontaktformulär på webbplatsen. Kunden måste kunna hitta objektet och enkelt kontrollera väsentlig information.

Direktbokningar kan komma till exempel från:

• stugans egen webbplats
• Facebook-inlägg och regionala grupper
• Instagram
• Google-sökningar
• tidigare gäster
• rekommendationer från bekanta
• lokala turistföretag
• e-postförfrågningar
• telefon eller WhatsApp

Tidigare nöjda gäster är en särskilt värdefull grupp. De känner redan till objektet och kan återvända eller rekommendera det till andra.

Vid marknadsföring till tidigare kunder måste man beakta dataskydd och reglerna för elektronisk direktmarknadsföring. Marknadsföringsmeddelanden ska inte skickas utan en lämplig grund eller nödvändigt samtycke.

Direktbokningen måste vara enkel för kunden

Uthyrarens besparing hjälper inte om bokningen känns oklar eller otrygg för kunden.

Kunden bör enkelt kunna hitta åtminstone:

• aktuella lediga tider
• ett tydligt pris eller ett sätt att be om offert
• bilder och grundläggande information om objektet
• uthyrarens kontaktuppgifter
• boknings- och avbokningsvillkor
• betalningssätt och betalningsschema
• information om hur bokningen bekräftas
• ett säkert sätt att skicka en bokningsförfrågan

Förtroende är viktigt vid direktbokningar. En tydlig webbplats, uppgifter om företaget eller uthyraren, begripliga villkor och professionell kommunikation sänker kundens tröskel för att boka direkt.

Varför upplevs hanteringen av direktbokningar som arbetsdryg?

En direktbokning blir lätt arbetsdryg om varje steg hanteras separat.

Bokningen antecknas i en kalender, kundens uppgifter blir kvar i e-posten, betalningen följs upp via nätbanken, avtalet görs i en separat fil och städaren får ett meddelande i en annan tjänst.

Då måste uthyraren själv komma ihåg vad som redan har gjorts:

• Är bokningen bekräftad?
• Har avtalet skickats?
• Har förskottsbetalningen kommit in?
• När förfaller slutbetalningen?
• Har kunden fått ankomstanvisningar?
• Är städningen ordnad?
• Är kalendern uppdaterad i alla kanaler?

Det egentliga problemet är alltså inte nödvändigtvis direktbokningen i sig. Problemet är en splittrad bokningsprocess.

StugaManager hjälper till att samla direktbokningarna på ett ställe

StugaManager är utformad särskilt för ägare som hanterar ett till fyra uthyrningsobjekt.

Syftet är att minska det manuella arbetet kring direktbokningar och samla bokningsrelaterad information på samma ställe.

I StugaManager kan man bland annat hantera:

• direktbokningar och bokningsförfrågningar
• bokningskalendern
• kund- och gästuppgifter
• betalningar och förfallodagar
• hyresavtal
• anvisningar till gästerna
• städ- och underhållsuppgifter
• intäkter och kostnader i uthyrningsverksamheten
• stugans publika presentationssida och tillgänglighetskalender

När en kundförfrågan blir en bokning behöver informationen inte spridas ut i e-post, på papper och i flera olika separata system.

Även externa bokningar kan ses i samma helhet

StugaManager är inte avsedd enbart för direktbokningar.

Kalenderbokningar från Airbnb, Booking.com och andra kompatibla tjänster kan hämtas in i samma vy med hjälp av iCal-kalenderlänkar. På så sätt ser uthyraren direktbokningar och bokningar från externa tjänster i samma kalender.

iCal-synkronisering är inte en realtids-channel manager. Uppdateringshastigheten påverkas även av de externa tjänsterna, så det kan förekomma fördröjning i kalendersynkroniseringen.

Vid uthyrning av ett eller några få objekt kan den ändå minska den manuella jämförelsen av kalendrar och underlätta hanteringen av helheten.

När kan StugaManager betala tillbaka sig själv?

Systemets lönsamhet kan bedömas genom att jämföra dess årskostnad med undvikna förmedlingsprovisioner och sparad arbetstid.

Om en enda direktbokning på 1 200 euro innebär att man undviker den exempelenliga förmedlingsprovisionen på 180 euro, kan redan ett fåtal direktbokningar ha en tydlig inverkan på årets resultat.

Vid bedömningen lönar det sig att beakta:

1. Hur stor bokningsförsäljning uppstår under ett år?
2. Hur stor andel av kunderna kommer redan via de egna kanalerna?
3. Hur mycket kostar en bokning som hanteras via en extern tjänst?
4. Hur mycket tid går åt till att manuellt hantera direktbokningar?
5. Hur många bokningar vore realistiskt att få som direktbokningar?
6. Vad kostar det att ta emot och hantera en direktbokning?

Värdet av StugaManager byggs inte enbart upp av eventuellt undvikna förmedlingsprovisioner. Värde uppstår också av att bokningar, betalningar, gästuppgifter och uppgifter hålls i ordning.

Det lönar sig att öka direktbokningarna gradvis

Alla bokningar behöver inte bli direktbokningar och alla externa tjänster behöver inte avslutas.

Ett bra första mål kan till exempel vara att tidigare gäster, förfrågningar från Facebook och besökare på den egna webbplatsen ska kunna boka direkt.

Följ åtminstone under året upp:

• hur många direkta förfrågningar du får
• hur många förfrågningar som blir bokningar
• vilken kanal kunden kom från
• hur mycket direkt bokningsförsäljning som uppstod
• hur mycket förmedlingsprovision som undveks
• hur mycket tid och pengar hanteringen av direktbokningar krävde

Med hjälp av dessa uppgifter ser du om direktbokningar ger en verklig extra intäkt just i din uthyrningsverksamhet.

Sammanfattning

Att hänvisa till en extern bokningstjänst kan vara enkelt, men varje bokning som görs via den har sin egen kostnad.

Om kunden redan har hittat stugan via den egna webbplatsen, Facebook, en rekommendation eller ett tidigare besök, kan det lämna en större del av intäkten till uthyraren att hantera bokningen som en direktbokning.

Direktbokningar behöver inte ersätta Airbnb, Booking.com eller andra tjänster. En lönsam uthyrningsverksamhet kan bygga på en kombination av dem.

StugaManager hjälper till att hantera denna helhet: direktbokningar, kalenderanteckningar från externa tjänster, gästuppgifter, betalningar och praktiska uppgifter kan hållas i samma system.

När hanteringen av direktbokningar inte längre bygger på minnet, separata meddelanden och spridd information, blir det lättare och mer lönsamt att ta emot dem.

Vill du ta reda på vad direktbokningar skulle kunna betyda för din uthyrningsverksamhet?

Räkna först ut din nuvarande bokningsförsäljning, andelen direktbokningar och de kostnader du betalar till externa tjänster.

Bekanta dig sedan med StugaManager på mokkimanager.com/sv och se hur bokningarna kan samlas på ett ställe utan att behöva avstå från externa tjänster.