Lønner det seg å håndtere direktebookinger selv? Så mye penger kan gå til formidlingsgebyrer

Derfor blir også kunder som kommer fra egne nettsider, Facebook eller tidligere gjester, ofte henvist til å booke via en ekstern tjeneste. Sett fra utleierens side kan dette virke som en enkel og trygg løsning.

For hver booking som gjøres via en ekstern tjeneste, betales det likevel gebyrer eller formidlingsprovisjon i henhold til tjenestens prisliste. Hvis kunden allerede har funnet hytta gjennom utleierens egne kanaler, betaler utleieren for behandlingen av bookingen til tjenesten, selv om tjenesten ikke har skaffet kunden.

Direktebookinger trenger ikke erstatte alle andre kanaler. De bør bygges opp ved siden av de eksterne bookingtjenestene.

Hvorfor blir direktekunder lett henvist til en ekstern bookingtjeneste?

Å håndtere en direktebooking kan virke tungvint, fordi utleieren selv må sørge for blant annet:

• å sjekke ledig tidspunkt
• å lagre kundens opplysninger
• å bekrefte bookingen
• å opplyse om pris og betalingsvilkår
• leiekontrakt
• å følge opp betalinger
• ankomstinstruksjoner
• å levere nøkler eller dørkode
• å ordne rengjøring og vedlikehold
• å holde kalenderne oppdatert

I en ekstern tjeneste inngår mange av disse trinnene i en ferdig bookingprosess. Kunden kan få tilsendt en lenke til objektet og bli bedt om å booke via den.

Enkelheten har likevel en pris. Det samme gebyret eller den samme provisjonen belastes som regel for hver booking som gjøres via tjenesten.

Hva kan én booking via en ekstern tjeneste koste?

Den nøyaktige kostnaden avhenger av tjenesten som brukes, avtalen, prismodellen og eventuelle gebyrer som belastes kunden. Hver utleier bør sjekke sin egen tjenestes gjeldende prisliste.

I beregningene nedenfor brukes 15 prosent formidlingsprovisjon som eksempel. Dette er en illustrerende beregning, ikke prislisten til en bestemt bookingtjeneste.

Hvis leie av hytta for én uke koster 1 200 euro:

1 200 € × 15 % = 180 €

Utleieren sitter igjen med, før andre kostnader:

1 200 € − 180 € = 1 020 €

Hvis den samme kunden hadde kommet fra utleierens egne nettsider og bookingen hadde vært en direktebooking, ville ikke 180 euro gått til formidlingsprovisjon i dette eksempelet.

Behandling av en direktebooking kan likevel medføre andre kostnader, som transaksjonsgebyrer fra betalingsløsningen. Disse må tas med i beregningen av den reelle besparelsen.

Én direktebooking endrer ikke alt – flere kan gjøre det

Forskjellen på 180 euro for én booking virker kanskje ikke avgjørende ennå. På årsbasis kan effekten bli betydelig større.

Hvis det i løpet av et år gjøres ti bookinger à 1 200 euro, og det betales 15 prosent formidlingsprovisjon for hver av dem:

10 × 1 200 € = 12 000 € i bookingsalg

12 000 € × 15 % = 1 800 € i formidlingsprovisjon

Hvis disse ti bookingene kunne vært håndtert som direktebookinger, ville det blitt opptil 1 800 euro mer til utleievirksomheten, før egne behandlingskostnader ved direktebookinger.

Det er likevel ikke nødvendig at alle bookinger blir direktebookinger. Allerede en delvis endring kan forbedre resultatet.

Eksempel: en del av bookingene blir direktebookinger

Anta at hyttas årlige bookingsalg er 30 000 euro, og at den eksterne tjenestens formidlingsprovisjon, som i eksempelet, er 15 prosent.

Hvis alle bookinger kommer via den eksterne tjenesten:

30 000 € × 15 % = 4 500 € i formidlingsprovisjon per år

Hvis 25 prosent av salget skjer som direktebookinger:

30 000 € × 25 % = 7 500 € direkte bookingsalg

7 500 € × 15 % = 1 125 € unngått formidlingsprovisjon

Hvis halvparten av salget skjer som direktebookinger:

30 000 € × 50 % = 15 000 € direkte bookingsalg

15 000 € × 15 % = 2 250 € unngått formidlingsprovisjon

Beregningen viser at det ikke er nødvendig å flytte alle bookinger til direktebookinger. Allerede en fjerdedel av salget som direktebooking kan gi en betydelig forskjell på årsresultatet.

Sammenligning med ulike årlige salgstall

I tabellen nedenfor brukes fortsatt 15 prosent formidlingsprovisjon som eksempel.

Du kan vurdere din egen situasjon med denne formelen:

Årlig bookingsalg × andel direktebookinger × formidlingsprovisjon

For eksempel:

40 000 € × 30 % × 15 % = 1 800 €

Dette er et anslag på unngått formidlingsprovisjon, før egne kostnader ved direktebookinger.

Direktebookinger er ikke gratis bookinger

Hele beløpet for en direktebooking bør ikke tolkes som ekstra overskudd. I tillegg til vedlikehold av hytta, rengjøring, strøm, forsikringer, skatter og andre kostnader kan en direktebooking medføre for eksempel:

• transaksjonsgebyrer fra betalingsløsningen
• vedlikeholdskostnader for nettsiden
• markedsføringskostnader
• bruksavgifter for systemer
• tid brukt på eget arbeid
• eventuelle kostnader knyttet til avbestillinger eller ubetalte bookinger

Den reelle gevinsten finner man ved å sammenligne de totale kostnadene ved en booking via ekstern tjeneste med behandlingskostnadene ved en direktebooking.

En direktebooking er lønnsom når formidlingsprovisjonen som spares, er større enn kostnaden og arbeidet som kreves for å skaffe og behandle den.

Eksterne bookingtjenester har fortsatt en viktig funksjon

Målet med direktebookinger trenger ikke være å slutte å bruke Airbnb, Booking.com eller andre tjenester.

Eksterne tjenester kan gi:

• synlighet overfor nye kunder
• etterspørsel fra internasjonale markeder
• en ferdig booking- og betalingsprosess
• en kjent og tillitsvekkende måte å booke på for kunden
• bookinger på tidspunkter som egne kanaler ikke når

For mange utleiere er den mest fornuftige løsningen en kombinasjon av ulike kanaler.

Eksterne tjenester kan brukes til å nå nye kunder. Egne nettsider, Facebook, anbefalinger og tidligere gjester kan derimot øke andelen direktebookinger.

En booking som er startet i en ekstern tjeneste, må alltid håndteres i henhold til vilkårene til den aktuelle tjenesten. Kunden skal ikke forsøkes flyttet ut av tjenesten midt i bookingprosessen i strid med reglene.

Hvor kan direktebookinger komme fra?

Direktebookinger oppstår ikke bare ved at man legger til et kontaktskjema på nettsiden. Kunden må kunne finne objektet og enkelt sjekke relevant informasjon.

Direktebookinger kan komme for eksempel fra:

• hyttas egne nettsider
• Facebook-innlegg og lokale grupper
• Instagram
• Google-søk
• tidligere gjester
• anbefalinger fra bekjente
• lokale reiselivsbedrifter
• e-posthenvendelser
• telefon eller WhatsApp

Tidligere fornøyde gjester er en spesielt verdifull gruppe. De kjenner allerede objektet og kan komme tilbake eller anbefale det til andre.

Ved markedsføring mot tidligere kunder må man ta hensyn til personvern og reglene for elektronisk direktemarkedsføring. Markedsføringsmeldinger bør ikke sendes uten et gyldig grunnlag eller nødvendig samtykke.

Direktebookingen må være enkel for kunden

Besparelsen for utleieren hjelper ikke hvis bookingen oppleves som uklar eller utrygg for kunden.

Kunden bør enkelt kunne finne i det minste:

• oppdaterte ledige datoer
• en tydelig pris eller en måte å be om tilbud på
• bilder og grunnleggende informasjon om objektet
• utleierens kontaktopplysninger
• booking- og avbestillingsvilkår
• betalingsmåte og betalingsplan
• informasjon om hvordan bookingen bekreftes
• en trygg måte å sende bookingforespørsel på

Tillit er viktig ved direktebookinger. En tydelig nettside, informasjon om bedriften eller utleieren, forståelige vilkår og profesjonell kommunikasjon senker terskelen for at kunden skal booke direkte.

Hvorfor oppleves håndtering av direktebookinger som tungvint?

En direktebooking blir lett tungvint hvis hvert trinn håndteres hver for seg.

Bookingen noteres i én kalender, kundens opplysninger blir liggende i e-post, betalingen følges opp via nettbanken, kontrakten lages i et eget dokument, og det sendes melding til renholderen i en annen tjeneste.

Da må utleieren selv huske hva som allerede er gjort:

• Er bookingen bekreftet?
• Er kontrakten sendt?
• Har forskuddsbetalingen kommet inn?
• Når forfaller sluttbetalingen?
• Har kunden fått ankomstinstruksjoner?
• Er rengjøring ordnet?
• Er kalenderen oppdatert i alle kanaler?

Det egentlige problemet er altså ikke nødvendigvis direktebookingen. Problemet er en fragmentert bookingprosess.

HytteManager hjelper med å samle direktebookingene på ett sted

HytteManager er utviklet spesielt for eiere som forvalter ett til fire utleieobjekter.

Hensikten er å redusere manuelt arbeid rundt direktebookinger og samle opplysninger knyttet til bookingen på ett sted.

I HytteManager kan man blant annet håndtere:

• direktebookinger og bookingforespørsler
• bookingkalenderen
• opplysninger om kunder og gjester
• betalinger og forfallsdatoer
• leiekontrakter
• instruksjoner som gis til gjestene
• rengjørings- og vedlikeholdsoppgaver
• inntekter og kostnader i utleievirksomheten
• hyttas offentlige presentasjonsside og tilgjengelighetskalender

Når en henvendelse fra kunden blir til en booking, trenger ikke opplysningene å spres på e-poster, papir og flere separate systemer.

Også eksterne bookinger kan ses i samme oversikt

HytteManager er ikke bare laget for direktebookinger.

Kalenderbookinger fra Airbnb, Booking.com og andre kompatible tjenester kan hentes inn i samme visning ved hjelp av iCal-kalenderlenker. Slik ser utleieren direktebookinger og bookinger fra eksterne tjenester samlet i én kalender.

iCal-synkronisering er ikke en sanntids channel manager. Oppdateringshastigheten påvirkes også av de eksterne tjenestene, så det kan forekomme forsinkelse i synkroniseringen av kalendere.

Ved utleie av ett eller noen få objekter kan det likevel redusere manuell sammenligning av kalendere og gjøre det enklere å ha oversikt over helheten.

Når kan HytteManager tjene inn seg selv?

Lønnsomheten til systemet kan vurderes ved å sammenligne årskostnaden med unngått formidlingsprovisjon og spart arbeidstid.

Hvis man ved hjelp av én direktebooking på 1 200 euro unngår en formidlingsprovisjon på 180 euro, som i eksempelet, kan allerede noen få direktebookinger ha en tydelig effekt på årsresultatet.

I vurderingen bør man ta hensyn til:

1. Hvor mye bookingsalg genereres per år?
2. Hvor stor andel av kundene kommer allerede fra egne kanaler?
3. Hvor mye koster en booking som håndteres via en ekstern tjeneste?
4. Hvor mye tid går med til manuell håndtering av direktebookinger?
5. Hvor mange bookinger ville det være realistisk å få som direktebookinger?
6. Hva koster det å håndtere og administrere en direktebooking?

Verdien av HytteManager ligger ikke bare i eventuelt unngått formidlingsprovisjon. Verdien oppstår også ved at bookinger, betalinger, gjesteopplysninger og oppgaver holdes i orden.

Direktebookinger bør økes gradvis

Det er ikke nødvendig å gjøre alle bookinger til direktebookinger, og det er ikke nødvendig å slutte med alle eksterne tjenester.

Et godt førstemål kan for eksempel være at tidligere gjester, henvendelser fra Facebook og besøkende på egne nettsider kan booke direkte.

Følg med i løpet av året på i det minste:

• hvor mange direkte henvendelser du får
• hvor mange henvendelser som blir til bookinger
• hvilken kanal kunden kom fra
• hvor mye direkte bookingsalg som ble generert
• hvor mye formidlingsprovisjon som ble unngått
• hvor mye tid og penger som gikk med til å håndtere direktebookingene

Med disse opplysningene kan du se om direktebookinger gir reell ekstra inntekt til nettopp din utleievirksomhet.

Oppsummering

Å henvise til en ekstern bookingtjeneste kan være enkelt, men hver booking som gjøres via den, har sin egen kostnad.

Hvis kunden allerede har funnet hytta via egne nettsider, Facebook, en anbefaling eller et tidligere opphold, kan det å håndtere bookingen som en direktebooking gi en større andel av inntekten til utleieren.

Direktebookinger trenger ikke erstatte Airbnb, Booking.com eller andre tjenester. En lønnsom utleievirksomhet kan bygges på en kombinasjon av disse.

HytteManager hjelper med å håndtere denne helheten: direktebookinger, kalenderoppføringer fra eksterne tjenester, gjesteopplysninger, betalinger og praktiske oppgaver kan holdes i samme system.

Når håndteringen av direktebookinger ikke lenger er basert på hukommelse, separate meldinger og spredt informasjon, blir det enklere og mer lønnsomt å ta imot dem.

Vil du finne ut hva direktebookinger kan bety for din utleievirksomhet?

Regn først ut ditt nåværende bookingsalg, andelen direktebookinger og kostnadene du betaler til eksterne tjenester.

Utforsk deretter HytteManager på mokkimanager.com/no og se hvordan bookinger kan samles på ett sted uten å gi slipp på de eksterne tjenestene.