Kannattaako suoria varauksia hoitaa itse? Näin paljon välityspalkkioihin voi kulua rahaa

Siksi myös omilta verkkosivuilta, Facebookista tai aikaisemmilta vierailta tuleva asiakas saatetaan ohjata tekemään varaus ulkoisen palvelun kautta. Vuokraajan näkökulmasta tämä voi tuntua helpolta ja turvalliselta ratkaisulta.

Jokaisesta ulkoisen palvelun kautta tehdystä varauksesta maksetaan kuitenkin palvelun hinnaston mukaisia maksuja tai välityspalkkioita. Jos asiakas on jo löytänyt mökin omien kanavien kautta, vuokraaja maksaa tällöin varauksen käsittelystä palvelulle, vaikka palvelu ei olisi tuonut asiakasta.

Suoria varauksia ei tarvitse ottaa käyttöön kaikkien muiden kanavien tilalle. Niitä kannattaa rakentaa ulkoisten varauspalvelujen rinnalle.

Miksi suora asiakas ohjataan helposti ulkoiseen varauspalveluun?

Suoran varauksen hoitaminen voi tuntua työläältä, koska vuokraajan pitää huolehtia itse esimerkiksi:

• vapaan ajankohdan tarkistamisesta
• asiakkaan tietojen tallentamisesta
• varauksen vahvistamisesta
• hinnan ja maksuehtojen ilmoittamisesta
• vuokrasopimuksesta
• maksujen seuraamisesta
• saapumisohjeista
• avainten tai ovikoodin toimittamisesta
• siivouksen ja huollon järjestämisestä
• kalenterien pitämisestä ajan tasalla

Ulkoisessa palvelussa moni näistä vaiheista kuuluu valmiiseen varausprosessiin. Asiakkaalle voidaan lähettää kohteen linkki ja pyytää häntä varaamaan sitä kautta.

Helppoudella on kuitenkin hinta. Sama maksu tai välityspalkkio veloitetaan tavallisesti jokaisesta palvelun kautta tehdystä varauksesta.

Mitä yksi ulkoisen palvelun kautta tehty varaus voi maksaa?

Tarkka kustannus riippuu käytetystä palvelusta, sopimuksesta, hinnoittelumallista ja mahdollisista asiakkaalta perittävistä maksuista. Jokaisen vuokraajan kannattaa tarkistaa oman palvelunsa ajantasainen hinnasto.

Seuraavissa laskelmissa käytetään esimerkkinä 15 prosentin välityspalkkiota. Kyseessä on havainnollistava laskelma, ei tietyn varauspalvelun hinnasto.

Jos yhden viikon mökkivuokra maksaa 1 200 euroa:

1 200 € × 15 % = 180 €

Vuokraajalle jää ennen muita kuluja:

1 200 € − 180 € = 1 020 €

Jos sama asiakas olisi tullut vuokraajan omilta verkkosivuilta ja varaus olisi hoidettu suorana, 180 euroa ei olisi mennyt esimerkin mukaiseen välityspalkkioon.

Suoran varauksen käsittelystä voi silti syntyä muita kustannuksia, kuten maksupalvelun tapahtumamaksuja. Ne pitää ottaa huomioon todellista säästöä laskettaessa.

Yksi suora varaus ei muuta kaikkea – useampi voi muuttaa

Yhden varauksen 180 euron ero ei ehkä vielä tunnu ratkaisevalta. Vuositasolla vaikutus voi olla huomattavasti suurempi.

Jos vuoden aikana tehdään kymmenen 1 200 euron varausta ja jokaisesta maksetaan 15 prosentin välityspalkkio:

10 × 1 200 € = 12 000 € varausmyyntiä

12 000 € × 15 % = 1 800 € välityspalkkioita

Jos nämä kymmenen varausta pystyttäisiin hoitamaan suorina, jäisi ennen suorien varausten omia käsittelykuluja jopa 1 800 euroa enemmän vuokraustoimintaan.

Kaikkia varauksia ei kuitenkaan tarvitse saada suorina. Jo osittainen muutos voi parantaa tulosta.

Esimerkki: osa varauksista siirtyy suoriksi

Oletetaan, että mökin vuosittainen varausmyynti on 30 000 euroa ja ulkoisen palvelun välityspalkkio on esimerkin mukaisesti 15 prosenttia.

Jos kaikki varaukset tulevat ulkoisen palvelun kautta:

30 000 € × 15 % = 4 500 € välityspalkkioita vuodessa

Jos 25 prosenttia myynnistä saadaan suorina varauksina:

30 000 € × 25 % = 7 500 € suoraa varausmyyntiä

7 500 € × 15 % = 1 125 € vältettyjä välityspalkkioita

Jos puolet myynnistä saadaan suorina:

30 000 € × 50 % = 15 000 € suoraa varausmyyntiä

15 000 € × 15 % = 2 250 € vältettyjä välityspalkkioita

Laskelma näyttää, ettei kaikkia varauksia tarvitse siirtää suoriksi. Jo neljännes suorana saatavasta myynnistä voi tuoda merkittävän eron vuositulokseen.

Vertailu eri vuosimyynneillä

Seuraavassa taulukossa käytetään edelleen esimerkkinä 15 prosentin välityspalkkiota.

Oman tilanteen voi arvioida tällä kaavalla:

Vuosittainen varausmyynti × suorien varausten osuus × välityspalkkio

Esimerkiksi:

40 000 € × 30 % × 15 % = 1 800 €

Tämä on arvio vältetyistä välityspalkkioista ennen suorien varausten omia kuluja.

Suorat varaukset eivät ole ilmaisia varauksia

Suoran varauksen koko hintaa ei pidä tulkita lisätuloksi. Mökin ylläpidon, siivouksen, sähkön, vakuutusten, verojen ja muiden kulujen lisäksi suorasta varauksesta voi syntyä esimerkiksi:

• maksupalvelun tapahtumamaksuja
• verkkosivujen ylläpitokuluja
• markkinointikuluja
• järjestelmän käyttömaksuja
• omaan työhön käytettyä aikaa
• mahdollisia peruutuksiin tai maksamattomiin varauksiin liittyviä kustannuksia

Todellinen hyöty saadaan vertaamalla ulkoisen palvelun kautta tehdyn varauksen kokonaiskuluja suoran varauksen käsittelykuluihin.

Suora varaus on kannattava silloin, kun siitä säästyvä välityspalkkio on suurempi kuin sen hankkimiseen ja käsittelemiseen käytetty kustannus ja työ.

Ulkoisilla varauspalveluilla on edelleen tärkeä tehtävä

Suorien varausten tavoitteena ei tarvitse olla Airbnbstä, Booking.comista tai muista palveluista luopuminen.

Ulkoiset palvelut voivat tuoda:

• näkyvyyttä uusille asiakkaille
• kysyntää kansainvälisiltä markkinoilta
• valmiin varaus- ja maksuprosessin
• asiakkaalle tutun ja luotetun asiointitavan
• varauksia ajankohtiin, joita omat kanavat eivät tavoita

Monelle vuokraajalle järkevin ratkaisu on eri kanavien yhdistelmä.

Ulkoisia palveluja voidaan käyttää uusien asiakkaiden tavoittamiseen. Omat verkkosivut, Facebook, suositukset ja aikaisemmat vieraat voivat puolestaan kasvattaa suorien varausten osuutta.

Ulkoisessa palvelussa alkanut varaus pitää aina hoitaa kyseisen palvelun ehtojen mukaisesti. Asiakasta ei pidä yrittää siirtää kesken varausprosessin palvelun ulkopuolelle sääntöjen vastaisesti.

Mistä suoria varauksia voi saada?

Suorat varaukset eivät synny pelkästään sillä, että verkkosivuille lisätään yhteydenottolomake. Asiakkaan pitää löytää kohde ja pystyä tarkistamaan olennaiset tiedot helposti.

Suoria varauksia voi tulla esimerkiksi:

• mökin omilta verkkosivuilta
• Facebook-julkaisuista ja alueellisista ryhmistä
• Instagramista
• Google-hakujen kautta
• aikaisemmilta vierailta
• tuttavien suosituksista
• paikallisten matkailuyritysten kautta
• sähköpostikyselyistä
• puhelimitse tai WhatsAppilla

Aikaisemmat tyytyväiset vieraat ovat erityisen arvokas ryhmä. He tuntevat jo kohteen ja voivat palata uudelleen tai suositella sitä muille.

Aikaisempien asiakkaiden markkinoinnissa pitää huomioida tietosuoja ja sähköisen suoramarkkinoinnin säännöt. Markkinointiviestejä ei tule lähettää ilman asianmukaista perustetta tai tarvittavaa suostumusta.

Suoran varauksen pitää olla asiakkaalle helppo

Vuokraajan säästö ei auta, jos varaaminen tuntuu asiakkaasta epäselvältä tai turvattomalta.

Asiakkaan pitäisi löytää helposti ainakin:

• ajantasaiset vapaat ajat
• selkeä hinta tai tapa pyytää tarjous
• kohteen kuvat ja perustiedot
• vuokraajan yhteystiedot
• varaus- ja peruutusehdot
• maksutapa ja maksuaikataulu
• tieto siitä, kuinka varaus vahvistetaan
• turvallinen tapa lähettää varauspyyntö

Luottamus on suorissa varauksissa tärkeää. Selkeä verkkosivu, yrityksen tai vuokraajan tiedot, ymmärrettävät ehdot ja ammattimainen viestintä madaltavat asiakkaan kynnystä varata suoraan.

Miksi suorien varausten hallinta koetaan työlääksi?

Suora varaus muuttuu helposti työlääksi, jos jokainen vaihe hoidetaan erikseen.

Varaus merkitään yhteen kalenteriin, asiakkaan tiedot jäävät sähköpostiin, maksua seurataan verkkopankista, sopimus tehdään erillisellä tiedostolla ja siivoojalle lähetetään viesti toisessa palvelussa.

Tällöin vuokraajan pitää itse muistaa, mitä on jo tehty:

• Onko varaus vahvistettu?
• Onko sopimus lähetetty?
• Onko ennakkomaksu saapunut?
• Milloin loppumaksu erääntyy?
• Onko asiakas saanut saapumisohjeet?
• Onko siivous järjestetty?
• Onko kalenteri päivitetty kaikkiin kanaviin?

Varsinainen ongelma ei siis välttämättä ole suora varaus. Ongelma on hajallaan oleva varausprosessi.

MökkiManager auttaa kokoamaan suorat varaukset yhteen

MökkiManager on suunniteltu erityisesti yhdestä neljään vuokrakohdetta hallinnoiville omistajille.

Sen tarkoituksena on vähentää suorien varausten ympärillä tehtävää käsityötä ja koota varaukseen liittyvät tiedot samaan paikkaan.

MökkiManagerissa voidaan hallita esimerkiksi:

• suoria varauksia ja varauspyyntöjä
• varauskalenteria
• asiakkaiden ja vieraiden tietoja
• maksuja ja eräpäiviä
• vuokrasopimuksia
• vieraille annettavia ohjeita
• siivous- ja huoltotehtäviä
• vuokraustoiminnan tuloja ja kuluja
• mökin julkista esittelysivua ja saatavuuskalenteria

Kun asiakkaan kysely muuttuu varaukseksi, tietoja ei tarvitse hajauttaa sähköposteihin, paperille ja useaan erilliseen järjestelmään.

Myös ulkoiset varaukset voidaan nähdä samassa kokonaisuudessa

MökkiManager ei ole tarkoitettu pelkästään suorille varauksille.

Airbnbstä, Booking.comista ja muista yhteensopivista palveluista tulevia kalenterivarauksia voidaan tuoda samaan näkymään iCal-kalenterilinkkien avulla. Näin vuokraaja näkee suorat ja ulkoisista palveluista tulevat varaukset yhdessä kalenterissa.

iCal-synkronointi ei ole reaaliaikainen channel manager. Päivitysnopeuteen vaikuttavat myös ulkoiset palvelut, joten kalenterien synkronointiin voi liittyä viivettä.

Yhden tai muutaman kohteen vuokrauksessa se voi silti vähentää kalentereiden manuaalista vertailua ja helpottaa kokonaisuuden hallintaa.

Milloin MökkiManager voi maksaa itsensä takaisin?

Järjestelmän kannattavuutta voi arvioida vertaamalla sen vuosikustannusta vältettyihin välityspalkkioihin ja säästyneeseen työaikaan.

Jos yhden 1 200 euron suoran varauksen avulla vältetään esimerkin mukainen 180 euron välityspalkkio, jo muutamalla suoralla varauksella voi olla selvä vaikutus vuoden tulokseen.

Arvioinnissa kannattaa huomioida:

1. Kuinka paljon varausmyyntiä kertyy vuodessa?
2. Kuinka suuri osa asiakkaista tulee jo omista kanavista?
3. Kuinka paljon ulkoisen palvelun kautta hoidettu varaus maksaa?
4. Kuinka paljon aikaa suorien varausten manuaaliseen hoitamiseen kuluu?
5. Kuinka monta varausta olisi realistista saada suorina?
6. Mitä suoran varauksen maksaminen ja hallinta maksavat?

MökkiManagerin arvo ei muodostu vain mahdollisesti vältetyistä välityspalkkioista. Arvoa syntyy myös siitä, että varaukset, maksut, vierastiedot ja tehtävät pysyvät järjestyksessä.

Suoria varauksia kannattaa kasvattaa vähitellen

Kaikkia varauksia ei tarvitse siirtää suoriksi eikä kaikkia ulkoisia palveluja tarvitse lopettaa.

Hyvä ensimmäinen tavoite voi olla esimerkiksi se, että aikaisemmat vieraat, Facebookista tulevat kyselyt ja omien verkkosivujen kävijät pystyvät varaamaan suoraan.

Seuraa vuoden aikana ainakin:

• kuinka monta suoraa kyselyä saat
• kuinka moni kysely muuttuu varaukseksi
• mistä kanavasta asiakas tuli
• kuinka paljon suoraa varausmyyntiä syntyi
• kuinka paljon välityspalkkioita vältettiin
• kuinka paljon suorien varausten hoitamiseen kului aikaa ja rahaa

Näiden tietojen avulla näet, tuovatko suorat varaukset todellista lisätuloa juuri sinun vuokraustoimintaasi.

Yhteenveto

Ulkoiseen varauspalveluun ohjaaminen voi olla helppoa, mutta jokaisella sen kautta tehdyllä varauksella on oma kustannuksensa.

Jos asiakas on jo löytänyt mökin omilta verkkosivuilta, Facebookista, suosituksen kautta tai aikaisemman vierailun perusteella, varauksen hoitaminen suorana voi jättää suuremman osan tuotosta vuokraajalle.

Suorien varausten ei tarvitse korvata Airbnbtä, Booking.comia tai muita palveluja. Kannattava vuokraustoiminta voi rakentua niiden yhdistelmästä.

MökkiManager auttaa hallitsemaan tätä kokonaisuutta: suorat varaukset, ulkoisista palveluista tulevat kalenterimerkinnät, vierastiedot, maksut ja käytännön tehtävät voidaan pitää samassa järjestelmässä.

Kun suorien varausten hallinta ei enää perustu muistiin, erillisiin viesteihin ja hajallaan oleviin tietoihin, niiden vastaanottaminen muuttuu helpommaksi ja kannattavammaksi.

Haluatko selvittää, mitä suorat varaukset voisivat merkitä sinun vuokraustoiminnallesi?

Laske ensin nykyinen varausmyyntisi, suorien varausten osuus ja ulkoisiin palveluihin maksettavat kulut.

Tutustu sen jälkeen MökkiManageriin osoitteessa www.mokkimanager.com ja katso, kuinka varaukset voidaan koota yhteen ulkoisista palveluista luopumatta.