En bookingkalender løser ikke hele hverdagen med hytteutleie

De ulike kanalene kan utfylle hverandre godt. Eksterne bookingtjenester gir synlighet og nye gjester, mens egen nettside, sosiale medier og tidligere gjester kan gi direkte bookinger uten formidlingsprovisjon.

Utfordringen oppstår når bookingopplysninger, gjestekommunikasjon, betalinger og praktiske oppgaver blir fordelt på flere steder. Selv om ledige datoer vises i en kalender, må utleieren fortsatt håndtere hele bookingen fra første kontakt til gjesten har reist.

En bookingkalender løser derfor ikke hele hverdagen med hytteutleie. Det trengs en samlet oversikt over bookinger fra ulike kanaler og oppgavene som hører til.

Hva inngår i håndteringen av én booking?

En booking er mer enn en oppføring i kalenderen. Den kan for eksempel innebære å:

• sjekke om ønsket periode er ledig
• lagre kundens kontaktinformasjon
• opplyse om pris og bookingvilkår
• bekrefte bookingen
• opprette en leieavtale
• følge opp betalinger og forfallsdatoer
• sende ankomstinstruksjoner
• organisere renhold eller vedlikehold
• svare på kundens spørsmål

Når dette håndteres i forskjellige kanaler, er det lett å miste oversikten. Utleieren må selv huske hva som allerede er gjort, og hva som må gjøres videre.

En egen bookingkalender gjør det enklere for kunden

En oppdatert bookingkalender på hyttas egen nettside gir kunden raskt svar på det viktigste spørsmålet: Er hytta ledig i ønsket periode?

Uten en kalender må kunden sende en forespørsel og vente på svar. I mellomtiden kan kunden fortsette å lete etter andre overnattingssteder.

Synlig tilgjengelighet kan senke terskelen for å ta kontakt. Allerede før kunden sender en melding, vet kunden at den ønskede perioden ser ut til å være ledig.

Kalenderen alene håndterer likevel ikke de andre delene av bookingen.

Det lønner seg å samle informasjonen på ett sted

HytteManager er utviklet for å samle viktig informasjon om hytteutleien i ett system.

I tillegg til kalenderen kan utleieren håndtere bookinger, gjesteinformasjon, betalinger, avtaler, gjesteinstruksjoner og oppgaver knyttet til renhold og vedlikehold. Hensikten er å redusere behovet for separate notater og gjøre det enklere å følge med på hvor i prosessen hver booking befinner seg.

Når informasjonen finnes på ett sted, slipper utleieren å lete etter kundens telefonnummer i én melding, betalingsinformasjon i en annen og ankomstdatoen i en egen kalender.

Direkte bookinger og utleietjenester kan brukes side om side

Mange hytteeiere får bookinger fra flere kanaler. Noen kunder finner hytta på Airbnb, Booking.com eller andre utleienettsider. Andre kommer via Facebook, egen nettside eller anbefalinger fra tidligere kunder.

I HytteManager kan bookinger fra eksterne tjenester importeres til samme kalender ved hjelp av iCal-kalenderlenker. Dermed kan direkte bookinger og bookinger fra andre tjenester vises i én og samme oversikt.

iCal-synkronisering er ikke kanalstyring i sanntid. Hvor raskt kalenderen oppdateres, avhenger også av de eksterne tjenestene. For utleie av én eller noen få eiendommer kan den likevel gjøre det betydelig enklere å samordne kalenderne.

Egen nettside kan være mer enn en presentasjon

Gode bilder og en beskrivelse av hytta vekker interesse. Tydelig viste ledige datoer og en enkel måte å ta kontakt på gjør det også lettere for kunden å bestemme seg.

Når egen nettside har en offentlig bookingkalender, trenger ikke kunden å gå til en ekstern tjeneste for å sjekke tilgjengeligheten. Kontakten og en eventuell direkte booking kan starte på utleierens egen nettside.

Ved direkte bookinger beholder utleieren kundeforholdet selv, og trenger ikke betale provisjon til en ekstern bookingtjeneste for bookingen.

Hvem passer HytteManager for?

HytteManager er utviklet spesielt for hytteutleie i liten skala, med én til fire utleieeiendommer å håndtere.

Det kan passe for en utleier som:

• håndterer bookinger via e-post eller telefon
• bruker egen nettside til å markedsføre hytta
• får direkte forespørsler fra Facebook eller andre kanaler
• ønsker å vise ledige datoer på egen nettside
• også bruker én eller flere eksterne utleietjenester
• ønsker å holde orden på bookinger og tilhørende oppgaver

Målet er ikke å gjøre hytteutleie mer komplisert. Målet er å gi utleieren en tydelig oversikt og færre ting å huske på.

Bli kjent med HytteManager

Hvis du fortsatt håndterer hyttas bookinger gjennom meldinger og separate kalendere, kan du bli kjent med HytteManager på mokkimanager.com/no.

Du får oversikt over bookinger, gjesteinformasjon og viktige utleieoppgaver på ett sted – også når bookingene kommer fra flere forskjellige kanaler.